POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: METRO VANS SAS

Identificación: NIT: 830.138.859 – 4

Domicilio: Calle 165 #7 - 21

Correo electrónico: info@metrovans.com.co

Teléfono: 3105655801

1. INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), Decreto 090 del 18 de enero de 2018 establecidos en el artículo 2.2.2.26.1.2., Circular externa No. 003 del 19 de diciembre de 2019, demás normatividad legal vigente.

En cumplimiento de las anteriores disposiciones METRO VANS SAS, consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos Personales de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la empresa, ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales

METRO VANS SAS identificada con NIT 830.138.859 – 4, se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la empresa, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes, el domicilio METRO VANS SAS, será la dirección Calle 165 # 7 – 21 OFC Transporte, en la ciudad de Bogotá, correo electrónico: info@metrovans.com.co

2. OBJETO

La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento, a través de los procedimientos METRO VANS SAS, para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

3. DESTINATARIOS

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de METRO VANS SAS, considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.

La política está dirigida a que todos los interesados de la empresa tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a METRO VANS SAS. cuando la empresa ejerza su función como responsable del tratamiento de sus datos personales.

Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de METRO VANS SAS., en especial los administradores del manejo de bases de datos de la empresa y por disposición a los colaboradores, contratistas, clientes y terceros que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamo) de información relacionadas con la ley de protección de datos personales.

4. ALCANCE

Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, u otra persona que cuente con la debida autorización. Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por METRO VANS SAS.

5. MARCO LEGAL

Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (Art. 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o adicionen.· Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 expedida por el Congreso de la República: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.· Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.· Decreto 1074 del 26 de mayo 2015 expedida por el Ministerio de Comercio, Industria y turismo: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Comercio.· Decreto 090 del 18 de enero de 2018 expedida por el presidente de la República de Colombia: Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

· Circular externa No. 003 del 30 de marzo de 2020 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio: Ampliación del plazo para actualizar la información contenida en el Registro Nacional de base de Datos (RNBD) hasta el 3 de julio de 2020.

· Circular externa No. 003 del 01 de agosto de 2018 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio: Modifica los numerales 2.1. al 2.4. y eliminar los numerales 2.5 al 2.7 del Capitulo Segundo del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

· Ley 1273 del 05 de enero 2009 expedida por el Congreso de la República: Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Artículo 269F: Violación de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

6. DEFINICIONES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos METRO VANS SAS, no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva sin autorización previa, expresa e informada.

ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el área de la empresa, que tiene como función la vigilancia y control de la Política de Protección de Datos Personales.ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por el área Administrativa.

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.

CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de METRO VANS SAS, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por METRO VANS SAS, para tratarlos.

CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales

DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.

RECLAMO COMPLETO: Solicitud del titular del dato para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización de tratamiento en los casos establecidos en la Ley 1581 de 2012, radicada correctamente ejerciendo sus derechos como titular, anexando copia del documento de identidad y los documentos que soporten su solicitud, ejerciendo así el habeas data.

RECLAMO INCOMPLETO: Solicitud del titular del dato para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley 1581 de 2012, realizada sin el cumplimiento de los requisitos requeridos, información incompleta o con cualquier tipo de inconsistencia de acuerdo con la política de tratamiento de datos.

RECLAMO EN TRÁMITE: Etiqueta asignada a la solicitud del titular del dato para corregir, actualizar, suprimir sus datos personales o para revocar la autorización de tratamiento, una vez ha sido recibida completa y radicada, en un término no mayor a dos (2) días hábiles posterior a su radicación.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: Las peticiones, consultas, reclamos y solicitudes formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de METRO VANS, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

Área administrativa: Dirección física en Calle 165 # 7-21, Bogotá D.C., de la ciudad de Bogotá D.C., en Horario de atención: lunes a viernes en horario de 6:30 a.m. a 3:30 p.m., Telefónico Número: 3105655801 y Correo electrónico: info@metrovans.com.co.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

TRANSMISIÓN DE DATOS: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

TRANSFERENCIA DE DATOS: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

7. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c. Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma METRO VANS SAS, se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento.

8. CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS

8.1. Datos Sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

8.2. Tratamiento de Datos Sensibles

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

8.3. Autorización especial de Datos Personales Sensibles

En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, METRO VANS SAS, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.

8.4. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

PUBLICA

Información que generalmente está disponible al público y puede ser divulgada sin afectar un cliente o a METRO VANS SAS.

Como la información no viola derechos de privacidad de un individuo, el conocimiento de esta información no expondrá a METRO VANS de la información de la Empresa.

Esta información no es confidencial, pero su integridad es un parámetro importante; en otras palabras, la modificación sin aprobación específica del propietario puede afectar la reputación de METRO VANS SAS o de los clientes.

La mayoría de esta información está disponible a través de los sitios web externos de METRO VANS SAS autorizados. y redes sociales.
Otros ejemplos incluyen comunicados de prensa, folletos de marketing, informes anuales publicados, tarjetas de presentación y entrevistas con los medios de comunicación.
Los datos relacionados al estado civil de las personas son todos aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
Ejemplo: registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Los datos contenidos en la cédula de ciudadanía excepto la huella digital se considera públicos.

CONFIDENCIAL
(Clasificación por defecto)

Información sensible cuyo acceso está restringido a un grupo o personas (Incluye la información de uso interno).
Incluye información para la cual su divulgación, compromiso o destrucción no autorizada tendría directa o indirectamente efectos adversos para METRO VANS SAS, sus clientes, proveedores o empleados.
La información está disponible para el personal de METRO VANS SAS como resultado de contratos con los clientes de la empresa, ya sea que la información se desarrolle por METRO VANS SAS o sea proporcionada a METRO VANS SAS por parte de un cliente

.También incluye información interna que generalmente está disponible para el personal de la empresa y el acceso a la información se basa en la necesidad del negocio de conocer. La mayoría de información dentro de la empresa es clasificada en este nivel.

Papeles de trabajo y productos finales de compromisos con los clientes, información recibida por los clientes e información propiedad de METRO VANS SAS
Información interna de METRO VANS SAS, incluyendo el material distribuido en boletines, directorios y página web interna.
Los datos personales que no estén catalogados dentro de la clasificación pública altamente confidencial.

ALTAMENTE CONFIDENCIAL

Información extremadamente sensible cuyo acceso está restringido a usuarios específicos.
Información, la cual, si es divulgada a personas no autorizadas, puede dar acceso a secretos comerciales, pondría en peligro los intereses de METRO VANS SAS y de sus clientes, o seria de grave detrimento personal o financiero. Está información requiere alto acceso restringido y otros controles especiales impulsados por la naturaleza de la información involucrada que puede ser impuesta por partes externas (ej. Requisitos o regulaciones especificas del cliente o información personal sensible).

Compromisos para ciertas entidades gubernamentales y los relacionados con transacciones altamente sensibles; Previsiones o resultados financieros previos a la divulgación pública, información sobre fusiones, adquisiciones o desinversiones antes de la divulgación general o pública; contraseñas y otras formas de claves de seguridad.
Esta clasificación debe usarse si el propietario de la información determina que la información requiere un alto nivel de control de confidencialidad. Un cliente puede requerir que sus datos sean retenidos en ciertas jurisdicciones, o estar físicamente aislados de todos los demás datos. En tales casos, se requerirán medidas de control específicas no estándar.

Los datos sensibles también se consideran altamente confidenciales.

Cualquier tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes sin autorización.

9. TRANSPARENCIA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

METRO VANS SAS., podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando METRO VANS SAS transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

9.1. Alcances del tratamiento

9.2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,

9.3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

· Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

10. DERECHOS O CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

10.1. Derechos de los Titulares

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de METRO VANS SAS. se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

· Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a él o los Encargados del Tratamiento de datos.

· Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.

· Ser informado por la empresa o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.

· Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.

· Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que, en el Tratamiento METRO VANS SAS o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.

· Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10.2. Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

10.2.1. Casos en que No es necesaria la Autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

10.3. Suministro de la Información

La información solicitada por los Titulares de información personal será suministrada principalmente por medios electrónicos, o por cualquier otro solo si así lo requiere el Titular. La información suministrada por METRO VANS SAS será entregada sin barreras técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura, acceso y tendrá que corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

10.4. Deber de informar al Titular

METRO VANS SAS., al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

c) Los derechos que le asisten como Titular.

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

METRO VANS SAS como responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

10.5. Personas a quienes se les puede Suministrar la Información

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

b) A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

11. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La empresa tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, la empresa hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

La empresa atenderá los deberes previstos como responsable del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

12. FINALIDADES Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La empresa actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

12.1. Datos Personales del Accionista

Los datos e información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas, se considerará información reservada, pues está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

a) Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio, en el Decreto 2555 de 2010, Decreto 1242 de 2013 y en las demás normas aplicables a la materia.

b) Prevenir y controlar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, en el marco del SARLAFT, mediante procesos de conocimiento, verificación y actualización de información de clientes, proveedores, empleados, accionistas y demás contrapartes, conforme a la normativa de protección de datos personales.

c) La información personal recolectada mediante sistemas de videovigilancia en las instalaciones de METRO VANS SAS. y en los vehículos de transporte tendrá como finalidad garantizar la seguridad de las personas, la protección de los bienes e instalaciones, el control de acceso, la prevención de incidentes y la atención de requerimientos de autoridades competentes, conforme a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

d) Enviar información, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades de la empresa.

e) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa, tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros.

f) Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por el propio accionista.

12.2. Datos Personales de Empleados

El tratamiento de los datos personales de los empleados de la empresa se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son las siguientes:

a) Realizar todas las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los empleados y exempleados.

b) Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.

c) Prevenir y controlar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, en el marco del SARLAFT, mediante procesos de conocimiento, verificación y actualización de información de clientes, proveedores, empleados, accionistas y demás contrapartes, conforme a la normativa de protección de datos personales.

d) La información personal recolectada mediante sistemas de videovigilancia en las instalaciones de METRO VANS SAS y en los vehículos de transporte tendrá como finalidad garantizar la seguridad de las personas, la protección de los bienes e instalaciones, el control de acceso, la prevención de incidentes y la atención de requerimientos de autoridades competentes, conforme a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

e) Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado y el cumplimiento de las obligaciones contraídas por METRO VANS SAS con los Empleados Titulares de la Información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia.

f) Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo al Empleado Titular de la Información.

g) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Empleado Titular de la Información.

h) Verificar el historial laboral, con el fin de administrar información relacionada con la experiencia, trayectoria y antecedentes ocupacionales del trabajador, en cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

i) Desarrollar las actividades propias de la gestión de Talento Humano como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y vinculación al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en pro de realizar actividades de promoción, prevención y demás que se requieran para mejorar las condiciones de vida y de salud del trabajador, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

j) Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

k) Realizar estudios internos sobre los hábitos del Empleado Titular de la Información para programas de bienestar corporativo.

l) Realizar los descuentos de nómina autorizados por el Empleado Titular de la Información.

m) Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros.

n) Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

o) Administrar la relación contractual, la identificación del empleado y la seguridad de las instalaciones. La información sobre los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan en las instalaciones de METRO VANS SAS se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de METRO VANS SAS y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

p) De igual manera se recolectará la información sobre los datos del titular necesario para la prestación de servicios y/o actividades, diferentes a las funciones propias de su cargo, como lo son actividades lúdicas o recreativas y/o de bienestar.

q) Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo, notificar a las entidades privadas de la empresa como ARL, Ministerio del Trabajo, UGPP, entre otras.

r) Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad por el tiempo pertinente.

12.3. Datos Personales Proveedores y contratistas

Los datos personales de los proveedores y contratistas que sean recolectados serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, transparencia en las relaciones, efectividad y eficiencia en los procesos.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores son las siguientes:

a) Evaluar su perfil, competencia e idoneidad para prestar los servicios relacionados con el objeto social.

b) Garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual.

c) Enviar invitaciones a contratar o licitar y hacer seguimiento a las etapas precontractual, contractual y post contractual.

d) Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, en los eventos en que por las características del contrato así se requiera.

e) Prevenir y controlar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, en el marco del SARLAFT, mediante procesos de conocimiento, verificación y actualización de información de clientes, proveedores, empleados, accionistas y demás contrapartes, conforme a la normativa de protección de datos personales.

f) La información personal recolectada mediante sistemas de videovigilancia en las instalaciones de METRO VANS SAS. y en los vehículos de transporte tendrá como finalidad garantizar la seguridad de las personas, la protección de los bienes e instalaciones, el control de acceso, la prevención de incidentes y la atención de requerimientos de autoridades competentes, conforme a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

g) Enviar información de la empresa, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta la empresa.

h) Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros

i) Se recolectará la información relacionada a la calidad tributaria de los proveedores, a fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables.

j) Dar cumplimiento a aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

k) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, y de registros comerciales, corporativos y contables.

l) Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor Titular de la Información.

m) Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Proveedor Titular de la Información.

n) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Proveedor Titular de la Información.

o) Realizar estudios internos sobre los hábitos de los Proveedor Titulares de la Información.

p) El control y prevención de fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo o la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.

q) Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

r) Revisar la obligatoriedad de cumplimiento en los pagos de seguridad social de los empleados del proveedor, incluyendo la implementación de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, realizando las auditorías al proveedor y sus instalaciones y las capacitaciones que se requieran.

s) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.

METRO VANS SAS, podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores y contratistas cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor, y los indicados en el literal g, en cumplimiento con el Decreto 1072 de 2015 y otras que traten sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de la empresa tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, se devolverá tal información al proveedor y contratista, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

12.4. Datos Personales Clientes

Los datos personales de los clientes que sean recolectados serán utilizados con el fin de ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del cliente, un mejor manejo de la información para la entrega de ofertas y actividades que siempre propendan mejorar el desarrollo de su objeto social, transparencia en las relaciones, efectividad y eficiencia en los procesos.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los clientes son las siguientes:

a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, y de registros comerciales, corporativos y contables.

b) Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de Datos Personales.

c) Registro para acceso y uso al servicio que ofrece La Empresa de Transporte.

d) Informar sobre nuevos productos o servicios.

e) Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.

f) Evaluar la calidad de productos o servicios.

g) Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales.

h) Transmitir, mediante publicación en la web de METRO VANS SAS correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o eventos.

i) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado.

j) Atender servicios a través de Call Center

k) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

l) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

m) Ejecutar el contrato de trabajo.

n) Garantizar la seguridad de METRO VANS SAS

o) Prevenir y controlar los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, en el marco del SARLAFT, mediante procesos de conocimiento, verificación y actualización de información de clientes, proveedores, empleados, accionistas y demás contrapartes, conforme a la normativa de protección de datos personales.

p) La información personal recolectada mediante sistemas de videovigilancia en las instalaciones de METRO VANS SAS. y en los vehículos de transporte tendrá como finalidad garantizar la seguridad de las personas, la protección de los bienes e instalaciones, el control de acceso, la prevención de incidentes y la atención de requerimientos de autoridades competentes, conforme a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

q) Para cumplir las obligaciones contraídas por la empresa con sus clientes.

r) Realizar todas las actividades necesarias para prestar los servicios conforme a las necesidades de los clientes.

s) Ejecutar y cumplir los contratos que celebre METRO VANS SAS. con empresas en Colombia o en el extranjero para cumplir su actividad comercial y prestar los contratados.

t) Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por la empresa.

u) Enviar información sobre ofertas relacionadas con el portafolio que ofrece la empresa.

v) Realizar actividades comerciales, de mercadeo, fidelización de clientes y capacitación a través del envío de información sobre nuevos productos y servicios, promociones, descuentos, cursos, seminarios, eventos, entre otras.

w) Para el fortalecimiento de las relaciones con clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.

x) El control y prevención de fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo o la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.

y) Elaborar estudios técnicos, estadísticos, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico relacionado con las actividades prestadas.

z) Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas.

aa) Permitir que empresas vinculadas a la empresa, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés, igualmente se lleven a cabo actividades en prevención de los colaboradores.

bb) Controlar el acceso a las oficinas de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video vigiladas.

cc) Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de la empresa, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

dd) Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y contenidos.

ee) Realizar segmentación de mercado, análisis de consumo y preferencias.

ff) Evaluar la calidad de los productos y servicios.

12.4.1. Datos personales sensibles de menores de edad en cumplimiento de traslado en transporte escolar de METRO VANS SAS.

a) En el caso de tratamiento de datos sensibles de menores de edad, la autorización deberá ser otorgada por el representante legal del menor, teniendo en cuenta que dicha información podrá ser requerida para la prestación del servicio de transporte en los vehículos de METRO VANS SAS., incluyendo rutas o transportes escolares y demás traslados autorizados de menores, garantizando en todo momento la protección de sus derechos e intereses.

b) La información personal recolectada mediante sistemas de videovigilancia en los vehículos de transporte escolar de METRO VANS SAS., teniendo en cuenta los traslados de los menores de edad, buscando garantizar la seguridad y protección de los mismos, cuando aplique.

13. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

13.1. Deberes del responsable del Tratamiento

METRO VANS SAS. como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.2. Deberes de los Encargados del Tratamiento

Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual METRO VANS SAS actúe como responsable, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

d) Actualizar la información reportada por los encargados del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.

f) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g) Registrar en las bases de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

m) Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales el Titular.

n) En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

14. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

A continuación, se establecen los lineamientos generales aplicados por METRO VANS SAS con el fin de cumplir con sus obligaciones en acatar con los principios establecidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

14.1. Tratamiento de la Información

Todos los colaboradores de METRO VANS SAS, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

14.2. Uso de la Información

La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada con confidencialidad.

Se deben tener en cuentas los siguientes supuestos:

a) En caso de que un área diferente de la que recolectó, inicialmente el dato personal requiera utilizar los datos personales que se han obtenido, ello se podrá hacer siempre que se trate de un uso previsible por el tipo de servicios que ofrece la organización y para una finalidad contemplada dentro de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

b) Cada área debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni títulos académicos, ni certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona.

c) En caso de que un encargado haya facilitado datos personales o bases de datos a algún área para un fin determinado, el área que solicitó los datos personales no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada en la Política de Tratamiento de Datos Personales; al finalizar la actividad, es deber del área que solicitó la información, eliminar la base de datos o los datos personales utilizados evitando el riesgo de desactualización de información o casos en los cuales durante ese tiempo un titular haya presentado algún reclamo.

d) Los colaboradores no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del dato, en los casos en que así sea necesario.

e) Únicamente los empleados y contratistas autorizados para ello pueden introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección. Los permisos de acceso de los usuarios son concedidos por el área encargada, de acuerdo a los perfiles establecidos, los cuales serán previamente definidos por los líderes de los procesos donde se requiera el uso de información personal.

f) Cualquier uso de la información diferente al establecido, será previamente consultado con el responsable del tratamiento de los datos personales.

14.3. Almacenamiento de Información

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.

14.4. Destrucción y/o Eliminación

Con el objetivo de garantizar la confidencialidad de la información y prevenir que personas no autorizadas obtengan acceso a información de METRO VANS SAS, de sus clientes y proveedores y/o contratistas, antes que cualquier recurso tecnológico reasignado o enviado fuera de la empresa por donación, servicio técnico u otro motivo deberá tener un procedimiento de borrado o eliminación segura que destruya toda la información contenida en él de manera que sea imposible de recuperar. Ejemplo: Destrucción física o formateo.

La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción.

La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.

14.5. Procedimiento de Gestión de Incidentes con Datos Personales

Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas.

En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, la persona debe comunicarla a METRO VANS SAS como responsable de la Protección de Datos Personales, que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.

Las incidencias pueden afectar tanto a bases de datos digitales como físicas y generarán las siguientes actividades:

14.5.1. Notificación de Incidentes

Cuando se presuma que un incidente pueda afectar o haber afectado a bases de datos con información personal datos personales se deberá informar al responsable de Protección de Datos Personales quién gestionará el incidente reportado con los debidos controles de seguridad internos.

14.5.2. Gestión de Incidentes

Es responsabilidad de cada colaborador, contratista, consultor o tercero, reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de políticas que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos e información personal de la empresa.

14.5.3. Identificación

Todos los eventos sospechosos o anormales, tales como aquellos en los que se observe el potencial de perdida de reserva o confidencialidad de la información, deben ser evaluados para determinar si son o no, un incidente y deben ser reportados al nivel adecuado en la organización. Cualquier decisión que involucre a las autoridades de investigación y judiciales debe ser hecha en conjunto entre el responsable de Protección de Datos Personales y el legal. La comunicación con dichas autoridades será realizada por ellos mismos.

14.5.4. Reporte

Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser reportados tan pronto como sea posible a través de los canales internos establecidos por METRO VANS SAS.

Si la información sensible o confidencial es perdida, divulgada a personal no autorizado o se sospecha de alguno de estos eventos al responsable de Protección de Datos Personales, debe ser notificado de forma inmediata.

Los colaboradores deben reportar a su jefe directo, al área administrativa y al responsable de Protección de Datos Personales cualquier daño o pérdida de computadores o cualquiera otro dispositivo, cuando estos contengan datos personales en poder de la empresa.

A menos que exista una solicitud de la autoridad competente debidamente razonada y justificada, ningún empleado debe divulgar información sobre sistemas de cómputo, y redes que hayan sido afectados por un delito informático o abuso de sistema. Para la entrega de información o datos en virtud de orden de autoridad, el legal deberá intervenir con el fin de prestar el asesoramiento adecuado.

14.5.5. Contención, Investigación y Diagnostico

El responsable de Protección de Datos Personales debe garantizar que se tomen acciones para investigar y diagnosticar las causas que generaron el incidente, así como también debe garantizar que todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente documentado, apoyado con el área administrativa en caso de que se identifique un delito informático, en los términos establecidos en la Ley 1273 de 2009, el responsable de Protección de Datos Personales y el legal, reportara tal información a las autoridades de investigaciones judiciales respectivas.

Durante los procesos de investigación se deberá garantizar la “Cadena de Custodia” con el fin de preservarla en caso de requerirse establecer una acción legal.

14.5.6. Solución

El responsable de Protección de Datos Personales y el legal, así como cualquier área comprometida y los directamente responsables de la gestión de datos personales, deben prevenir que el incidente de seguridad se vuelva a presentar, corrigiendo o buscando alternativas para evitar que se presenten las vulnerabilidades existentes.

14.5.7. Cierre de Incidente y Seguimiento

El responsable de Protección de Datos Personales y las áreas encargadas que usan o requieren la información, iniciarán y documentarán todas las tareas de revisión de las acciones que fueron ejecutadas para remediar el incidente de seguridad.

El responsable de Protección de Datos Personales y los encargados preparará un análisis anual de los incidentes reportados. Las conclusiones de este informe se utilizarán en la elaboración de campañas de concientización que ayuden a minimizar la probabilidad de incidentes futuros.

15. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de METRO VANS SAS., para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

· Área administrativa: Dirección física Calle 165 # 7-21, Bogotá D.C., en la ciudad de Bogotá D.C., horario de atención de 6:30 a.m. a 3:30 p.m., teléfono: 3105655801

· Correo electrónico: info@metrovans.com.co

16. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con METRO VANS SAS, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada.

El área administrativa y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

16.1. Consulta

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Encargado del Tratamiento de METRO VANS SAS deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

16.1.1. Responsable de atención de consultas

El Área Administrativa de METRO VANS SAS, será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.

Las consultas dirigidas a METRO VANSAS deberán contener como mínimo la siguiente información:

a) Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;

b) Lo que se pretende consultar

c) Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes;

d) Firma.

e) Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados

por METRO VANS SAS.

16.1.2. Parámetros para presentar la consulta

La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, indicado en el numeral 13 de la presente política, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

16.1.3. Plazos de Respuesta a consultas

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

16.1.4. Prórroga del plazo de respuesta

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

16.1.5. Reclamo

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

16.2. Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

16.3. Desistimiento del Reclamo

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

16.4. Recepción de reclamos que no correspondan a la organización

En caso de que METRO VANS SAS reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.

16.4.1. Inclusión de leyenda en la base de datos

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

16.4.2. Plazos de Respuesta a los Reclamos

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

16.4.3. Prórroga del plazo de Respuesta

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16.5. Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

16.6. Procedimiento de Supresión de Datos Personales

En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, METRO VANS SAS, deberá realizar operativamente supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

17. CAPACITACIÓN DE COLABORADORES

METRO VANS SAS, desarrollará capacitación y concientización en Protección de datos personales y seguridad de la información. La empresa debe poner en conocimiento estas políticas por el medio que considere adecuado y con ello, capacitar a sus colaboradores y contratistas en la administración de los datos personales con una periodicidad anual, con el fin de medir sus conocimientos sobre el particular.

Los nuevos responsables que se asignen y/o encargados de protección de datos personales, al momento de vincularse con METRO VANS SAS, deben recibir capacitación sobre Protección de datos personales y seguridad de la información dejando constancia de su asistencia y conocimiento.

18. PROCESOS DE REVISIÓN

La empresa realizará procesos de revisión en materia de protección de datos personales verificando de manera directa o a través de terceros, que las políticas y procedimientos se han implementado adecuadamente en METRO VANS SAS.

Por regla general METRO VANS SAS realizará estos procesos de cuando lo considere necesario ante incidentes graves que afecten a la integridad de las bases de datos personales.

Los resultados de la revisión junto con los eventuales planes de mejoramiento serán presentados por el responsable de Protección de Datos Personales a la Gerencia General para su valoración y aprobación.

19. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las Bases de Datos de METRO VANS SAS. tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la organización.